Praktik Kearsipan Sistem Tanggal

 

SISTEM TANGGAL (Chronological filling system)

Oleh: Neni Triana, S.Pd.

 

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Sistem tanggal merupakan system paling sederhana dan praktis sehingga cocok digunakan pada perusahaan kecil yang kegiatannya masih sedikit dan masalahnya belum kompleks.

Jadi, pada system tanggal ini yang perlu diperhatikan adalah tanggal surat.

Surat masuk misalnya tanggal di suratnya adalah 25 Januari 2021, namun surat tersebut diterima dalam kantor kita pada tanggal 27 Januari 2021, maka pada penulisan buku agenda surat tersebut ditulis tanggal 27 Januari 2021 sebagai tangal penerimaan surat masuk tersebut. Nah pada kode surat ditulis kodenya 27 Januari 2021.

Otomatis surat tersebut disimpan sesuai tanggal penerimaan tadi yaitu 27 Januari 2021. Berarti arsip disimpan pada laci 2021 guide Januari folder/map 27.

Daftar Klasifikasi Sistem Tanggal

Untuk penyusunan daftar klasifikasi system ini terbagi atas 3 unit

Unit I   : untuk kode laci

Unit II : untuk guide

Unit III: untuk folder/map

 

Untuk filling cabinet biasanya menyesuaikan kebutuhan kantor/perusahaan. Bila masih sedikit dan belum kompleks kegiatannya bisa mengginakan satu laci untuk satu tahun.

Gambarannya sebagai berikut:

 

 

 

 

                                                                                                                                              

 

 

Jadi, jika satu laci untuk satu tahun penyimpanan arsip maka perlu menyiapkan guide sebanyak 12, yaitu guide Januari – Desember. Kemudian perlu menyiapkan folder/map sebanyak 365.

Namun ada pula yang 1 filling cabinet itu digunakan untuk menyimpan 1 tahun. Ini apabila perusahaan mulai berkembang dan makin banyak surat yang di proses.

Gambarannya sebagai berikut: