Praktik Kearsipan Sistem Wilayah

 

KARSIPAN SISTEM WILAYAH

Bali - Jawa

Maluku - Papua

Kalimantan

Sulawesi

Sumatera

Organisasi yang mempunyai cabang di beberapa tempat cocok menggunakan kearsipan system wilayah, karena pengelompokkan surat dapat berdasarkan nama wilayah kantor-kantor cabang organisasi tersebut. Contohnya perusahaan yang bergerak di bidang ekspor impor dapat menggunakan system kearsipan wilayah karena hubungan kerja meliputi beberapa negara yang terpencar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Penyimpanan system wilayah yang pertama dilakukan adalah membuat daftar klasifikasi. Apabila klasifikasi memuat wilayah Indonesia dan apabila kantor tersebut melayani berbagai wilayah dapat dilakukan penyimpanan arsip seperti gambar diatas.

Pada laci tertulis nama-nama pulau. Pulau ini sebagi masalah utama (wilayah utama) posisi I sebagai laci yaitu lacinya berupa nama-nama pulau

Kemudian Guidenya (posisi II) merupakan sub wilayah berupa provinsi. Jadi semisal di Laci Pulau Bali Jawa nanti bisa di buat Guide Bali, Jawa tengah, Jawa Barat, Jawa Timur, DIY, DKI.

Pada posisi III nanti sebagai sub-sub masalah atau untuk map/folder itu bisa ditulis nama kabupaten .

Contoh:

Surat dengan alamat PT. Surya Kencana Jl. Ahmad Yani No.78 A Pekalongan, Jawa Tengah maka akan disimpan pada Laci Bali-Jawa, dibelakang guide Jawa Tengah, didalam map/folder Pekalongan.

Untuk latihan, sekarang kalian buka 10 surat yang ibu berikan! Kerjakan pada buku tulis analisis penyimpanannya berdasarkan sistem wilayah.

Untuk Surat Masuk lihat bagian kop surat!

Untuk Surat Keluar lihat bagian alamat dalam / kepadanya!

 

Keuntungan penggunaan system ini bagi sebuah kantor di antaranya sebagai berikut:

a.       Mudah mencari keterangan, apabila letak atau tempat telah diketahui

b.      Biasanya merupakan tindakan penyimpanan secara langsung

c.       Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas yang disusun

d.      Perkiraan aktivitas berkas dapat diketahui apabila berkas bertambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah

Kekurangan system wilayah diantaranya:

a.       Kemungkinan terdapat kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan tentang wilayah yang cukup

b.      Letak geografis harus diketahui

c.       Pemakaian harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks

 

Praktik Kearsipan Sistem Tanggal

 

SISTEM TANGGAL (Chronological filling system)

Oleh: Neni Triana, S.Pd.

 

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Sistem tanggal merupakan system paling sederhana dan praktis sehingga cocok digunakan pada perusahaan kecil yang kegiatannya masih sedikit dan masalahnya belum kompleks.

Jadi, pada system tanggal ini yang perlu diperhatikan adalah tanggal surat.

Surat masuk misalnya tanggal di suratnya adalah 25 Januari 2021, namun surat tersebut diterima dalam kantor kita pada tanggal 27 Januari 2021, maka pada penulisan buku agenda surat tersebut ditulis tanggal 27 Januari 2021 sebagai tangal penerimaan surat masuk tersebut. Nah pada kode surat ditulis kodenya 27 Januari 2021.

Otomatis surat tersebut disimpan sesuai tanggal penerimaan tadi yaitu 27 Januari 2021. Berarti arsip disimpan pada laci 2021 guide Januari folder/map 27.

Daftar Klasifikasi Sistem Tanggal

Untuk penyusunan daftar klasifikasi system ini terbagi atas 3 unit

Unit I   : untuk kode laci

Unit II : untuk guide

Unit III: untuk folder/map

 

Untuk filling cabinet biasanya menyesuaikan kebutuhan kantor/perusahaan. Bila masih sedikit dan belum kompleks kegiatannya bisa mengginakan satu laci untuk satu tahun.

Gambarannya sebagai berikut:

 

 

 

 

                                                                                                                                              

 

 

Jadi, jika satu laci untuk satu tahun penyimpanan arsip maka perlu menyiapkan guide sebanyak 12, yaitu guide Januari – Desember. Kemudian perlu menyiapkan folder/map sebanyak 365.

Namun ada pula yang 1 filling cabinet itu digunakan untuk menyimpan 1 tahun. Ini apabila perusahaan mulai berkembang dan makin banyak surat yang di proses.

Gambarannya sebagai berikut: